Behördenwegweiser
Die Amtsverwaltung Probstei - im Allgemeinen und im Besonderen
Das Amt ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit. Aufgabe des Amtes ist es insbesondere, die kommunalpolitischen Beschlüsse der Gremien über Angelegenheiten der dem Amt angehörenden Gemeinden in enger Zusammenarbeit mit den Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern vorzubereiten und umzusetzen.
Dies klingt kompliziert und es soll an dieser Stelle versucht werden, Ihnen das Wesen einer Amtsverwaltung verständlich näher zu bringen.
Bei Aufgaben, die dem Amt zur Ausführung – z.B. vom Land Schleswig-Holstein – übertragen wurden, ist das Amt allein als Verwaltung zuständig. Dies gilt z.B. für die Bereiche des Melde- und Personenstandswesens oder auch des Sozialrechts. Man spricht hierbei von sogenannten „Weisungsaufgaben“.
Bei den sogenannten „Selbstverwaltungsaufgaben“ handelt es sich um Aufgaben der Gemeinden, für deren Erledigung die Gemeinden alleinverantwortlich die notwendigen Entscheidungen treffen. Dies gilt unter anderem für die Bereiche des Baurechts, des Finanzwesens oder der gemeindlichen Einrichtungen einschließlich des dafür notwendigen Personals.
Unabhängig von der Zuständigkeit bedarf es zur Vorbereitung von Entscheidungen und zu deren Umsetzung insbesondere Verwaltungspersonal und natürlich einer Sachausstattung.
Sollte nun jede Gemeinde eigenes Personal für die Erledigung dieser Verwaltungsaufgaben vorhalten müssen, wird schnell klar, dass es sich dabei nicht um die finanziell günstigste Lösung handeln kann.
Das Land Schleswig-Holstein hat dies bereits nach Kriegsende im Jahre 1947 erkannt und ein Gesetz über die Bildung von Ämtern erlassen, dem zufolge in der Probstei die zwei Ämter Probstei-Ost (Sitz in Schönberg) und Probstei-West (Sitz in Probsteierhagen) gebildet wurden. Im Jahre 1970 wurden in einer weiteren Reform diese beiden Ämter zum Amt Probstei mit Sitz in Schönberg zusammengefasst.
Die Gemeinden Schönberg und Ostseebad Laboe blieben dabei selbständig mit einer eigenen Verwaltung.
Erst die Verwaltungsstrukturreform des Landes Schleswig-Holstein in den vergangenen Jahren führte dazu, dass die Gemeinde Schönberg, das Ostseebad Laboe und die Gemeinde Stoltenberg (bis 2007 noch beim Amt Selent/Schlesen) dem Amt Probstei beitraten. Hintergrund war insbesondere der Umstand, dass nur noch Gemeinden mit mindestens 8.000 Einwohnern eine eigene Verwaltung und damit einen hauptamtlichen Bürgermeister bzw. eine hauptamtliche Bürgermeisterin haben durften.
Die kommunale Verwaltungslandschaft hat sich damit erheblich verändert. So umfasst das Amt Probstei heute 20 Gemeinden mit nahezu 23.000 Einwohnern und ist damit die größte Amtsverwaltung im Kreis Plön.
Erstmals wird das Amt hauptamtlich durch einen kommunalen Wahlbeamten, dem Amtsdirektor, geleitet. Die Leitungsfunktion beschränkt sich aber ausschließlich auf interne Verwaltungsangelegenheiten, wie z.B. Organisations- und Personalfragen. In der Sache sind nach wie vor die Gemeinden bzw. deren Bürgermeisterinnen und Bürgermeister für die notwendigen Entscheidungen zuständig und verantwortlich. Dem Amtsdirektor kommt hierbei eine besondere Beratungsfunktion zu.
Diese Organisationsform kann durchaus auch mit der von Unternehmen verglichen werden. Unternehmer sind die Gemeinden und deren Bürgermeisterinnen bzw. Bürgermeister; das Amt hat dabei die Funktion einer Art ‚Unternehmensberater’ der Gemeinden.
Ziel dieser Arbeitsform ist es, insbesondere Kosten zu sparen, indem sich die Gemeinden eine Verwaltung teilen, statt eine eigene vorhalten und finanzieren zu müssen.
Bei der damit zwangsläufig notwendigen Neuorganisation der Amtsverwaltung haben wir uns beim Amt Probstei für die Bildung von vier Fachbereichen entschieden, deren Aufgaben nach sachlichen Zusammenhängen gruppiert wurden.
Diese vier Fachbereiche werden jeweils durch ein farblich unterschiedliches Symbol kenntlich gemacht.
Der Quader steht für den 
Fachbereich I – Zentrale Dienste –. Dieser Fachbereich ist themenübergreifend zuständig für die für alle anderen Fachbereiche notwendigen internen Angelegenheiten, wie z.B. Personalwesen, Organisation, EDV u.ä.. Die breitere Form des Symbols soll die fachbereichsübergreifende Tätigkeit symbolisieren.
Die Pyramide symbolisiert den Fachbereich II – Finanzen –, der die gemeindlichen Finanzen (Gebühren, Steuern, Beiträge) und die Kassengeschäfte beinhaltet. Aber auch die gemeindlichen Wirtschaftsbetriebe, wie z.B. die Touristbetriebe, Häfen oder die Schwimmhalle, werden hier mitverwaltet.
Der Kreis als Symbol für den Lebenskreis steht für den Fachbereich III – Bürgerdienste –. Von der Geburtsanmeldung, den Um- oder Abmeldungen über die Heirat beim Standesamt bis zur Sterbeurkunde können hier alle für Sie wichtigen Angelegenheiten erledigt werden. Auch die Umweltberatungsstelle, die Kulturabteilung und die soziale Sicherung werden u.a. in diesem Fachbereich organisiert.
Der Fachbereich IV – Bau- und Ordnungsangelegenheiten – wird durch das gleichmäßige Quadrat dargestellt. In diesem Bereich werden alle bau- und ordnungsrechtlichen Angelegenheiten bearbeitet. Hier muss mit Interesse auf die öffentliche Sicherheit also durchaus auch mal, natürlich im Rahmen der Vorschriften, in die Rechte der Bürgerinnen und Bürger eingegriffen werden.
Eine detaillierte Übersicht der verschiedenen Angelegenheiten und eine Antwort auf die Frage, wer für Ihre Anliegen zuständig ist, finden Sie in diesem Behördenwegweiser unter Anliegen A-Z.
Die Symbolik wollen wir durchgängig im Rathaus zur Orientierung verwenden und durch die Wahl klassischer geometrischer Formen zum Ausdruck bringen, dass Verwaltung Beständigkeit und Verlässlichkeit bieten muss, ohne dabei unmodern oder althergebracht zu sein. Verwaltung soll durchaus bürgernah, modern und dienstleistungsorientiert aber auch kostengünstig, nicht billig, ausgeübt werden.
Auch dies wollen wir mit unserem Logo zum Ausdruck bringen.
Die Amtsverwaltung Probstei von heute wird sich ändern. Dies ist nicht nur dadurch bedingt, dass erst etwas mehr als ein Jahr nach der Zusammenlegung vergangen ist, sondern ergibt sich auch aus dem notwendigen und ständigen Prozess der Überprüfung, ob alle Entscheidungen bei der Zusammenlegung richtig getroffen wurden oder aber nachgebessert werden müssen. Außerdem haben wir entschieden, nach drei Jahren eine externe Organisationsüberprüfung durchführen zu lassen, um von außen betrachten zu lassen, ob wir auf dem richtigen Weg sind.
Derart wichtige Entscheidungen trifft für die Amtsverwaltung der Amtsausschuss als oberstes Beschlussorgan eines Amtes. Er bestimmt den Handlungsrahmen des Amtsdirektors und der gesamten Verwaltung im Sinne der oben beschriebenen Zuständigkeiten zwischen Amt und Gemeinde und setzt sich aus den Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern sowie – je nach Größe der amtsangehörigen Gemeinde – aus weiteren Vertretern aus den Gemeindevertretungen zusammen.
Die für die Gemeinde wichtigen Entscheidungen trifft Ihre jeweilige Gemeindevertretung.
Aber selbst bei Veränderungen, die sich in der Organisation oder personell ergeben werden, wird unser Logo bestehen bleiben. Die Werte, die wir damit verbinden, wie Verlässlichkeit, Beständigkeit, Wirtschaftlichkeit, Modernität und Bürgernähe, sollen uns dauerhaft begleiten und Ihnen damit bei der Erledigung Ihrer Angelegenheiten in der Verwaltung Unterstützung und Hilfe sein.
Haben Sie Fragen zur Amtsverwaltung oder zu anderen Bereichen so sprechen Sie uns an, gerne auch mich persönlich.
Herzlichen Gruß
Ihr
Sönke Körber
Amtsdirektor